ADMINISTRATION CENTRALE MINEFI

le 16/01/2002

Nous vous proposons un petit topo sur la vidéosurveillance mais aussi sur l’utilisation des badges magnétiques (accès barrière, restauration ou horaires variables…), l’installation d’autocommutateurs téléphoniques, , gestion des ressources humaines (fichiers divers…)

S’il s’agit de lieux publics et ouverts au public, la loi n°95-73 du 21 janvier 1995 (article 10) prévoit obligatoirement l’autorisation administrative préalable du préfet. Le dossier de demande doit être argumenté : finalité, moyens, habilitation des personnes pour la mise œuvre, pour le visionnage. Tout enregistrement doit être détruit dans un délai d’un mois. Toute personne intéressée peut demander accès aux enregistrements qui la concerne. Mais la CNIL n’est compétente que s’il y a constitution de fichier informatique.

S’il s’agit de lieux privés, notamment les lieux de travail, le comité d’entreprise, le CTP et le CHS pour la Fonction Publique doivent être informés et consultés préalablement à la décision de mise en œuvre des caméras dans la mesure où elles permettent un contrôle de l’activité des salariés. De plus l’employeur ne peut mettre en œuvre un tel système sans informer préalablement le salarié. Si le système recourt à des moyens informatiques, un dossier de déclaration est déposé auprès de la CNIL (nos amis parisiens de la DIGITIP restés en horaires fixes se sont vus proposés un pseudo-pointage par le biais d’un petit clic sur l’ordinateur dès leur arrivée au bureau = zéro pointé ! ! !)

Moins connu, ce type d’outils est également strictement réglementé. Ce système peut répondre à différentes finalités :

• contrôle d’accès à l’entrée
• gestion des horaires variables
• gestion de l’accès au restaurant et système simple de paiement

Ces différents types de traitements, qui comportent l’enregistrement des numéros de badges ainsi que les indications se rapportant à leur utilisation, constituent des traitements automatisés d’informations nominatives au sens de la loi du 6 janvier 1978 dans la mesure où ils permettent l’identification de personnes physiques. Aussi, la déclaration à la CNIL est obligatoire ( finalité du traitement en explicitant les différentes applications, informations enregistrées, destinataires, modalités d’information des représentants du personnel et du personnel lui même)

En effet, en vertu des articles 27 et 34 de la loi " informatique et libertés ", les salariés doivent être informés du droit d’accès et de rectification dont ils disposent aux informations nominatives les concernant figurant dans ces traitements.

S’agissant de la gestion des horaires variables et des temps de présence, il faut savoir qu’en effet, l’employeur peut de cette façon établir des profils de salariés ou, en cas d’action collective ou de grève, repérer les absences : aucune jurisprudence n’a interdit une telle utilisation des données enregistrées, " dès lors que les salariés en ont été préalablement informés. En tout état de cause, si ces traitements devaient avoir une telle finalité, fût-elle accessoire, elle devrait être déclarée à la CNIL " . Cette dernière assertion relève à notre avis du vœu pieux !

En outre rien ne doit entraver la liberté d’aller et venir des délégués syndicaux dans l’exercice de leurs fonctions ni lors des contrôles d’accès à l’entreprise ni à l’intérieur.

Enfin, les données enregistrées doivent être pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour lesquelles elles sont collectées et ne pas servir à d’autres fins !

De plus, les données se rapportant aux heures d’entrée et sortie des salariés ne doivent pas être conservées pendant plus de 3 mois sauf pour l’horaire variable (un an selon le code du travail).

De plus en plus souvent, sont installés des standards téléphoniques, reliés à des logiciels dits " de taxation " ou " autocommutateurs téléphoniques ".

Ceux-ci vérifient l’imputation globale des dépenses mais  permettent également " de déterminer, parmi les communications téléphoniques des salariés, celles qui relèvent de l’activité professionnelle et celles qui relèvent de l’usage privé ".

L’installation d’un autocommutateur relié à un logiciel de taxation qui permet l’enregistrement des numéros de poste appelants et des numéros de téléphone appelés est assimilée à un traitement indirectement nominatif qui doit être déclaré à la CNIL.

Des garanties doivent être prises (délibération n°94-113 du 20 décembre 1994) :

• consultation des instances représentatives du personnel
  
• information préalable du personnel, notamment quant aux modalités de contrôle téléphonique, aux destinataires des informations et à l’existence du droit d’accès et de rectification
  
• lorsque des relevés justificatifs des numéros de téléphones sont établis, les 4 derniers chiffres de ces numéros doivent être occultés (article 5).
  
• Durée de conservation des numéros de téléphone appelés = 6 mois (article 6)
  
• la ligne téléphonique syndicale ne doit pas être connectée à l’autocommutateur pour ne pas permettre l’identification des correspondants.